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海外在住中の住民票や印鑑証明はどうすれば良い!?海外での公的書類の手配方法

海外在住中の住民票や印鑑証明

こんにちは!ひろ@マレーシア駐夫です。

海外に住んでいる時に、日本で急に公的な手続きをせざるを得なくなった場合、どうすれば良いでしょうか?

筆者の場合、日本での手続きに、住民票印鑑証明が必要になりました。

日本に住所ないじゃん!どうすれば?と悩んだのですが、結果的に無事にマレーシアで書類を入手できました。

ひろ

筆者は在マレーシア日本国大使館にて手続きを行いましたが、他国の大使館でもそこまで手続きは変わらないと思いますので、ご参照くださいませ!

海外在住中の公的書類

書類

「非居住者」の場合は、日本から住民票を抜いていますので、海外在住時に何かしら書類が必要となる事態が発生した場合、どうすれば良いのでしょうか?

在留届

こちら、私大使館に電話するまでまったく知らなかったのですが、どうやら海外在住者は「在留届」というものを提出しなければならないようです。

ひろ

海外で事件があった場合など、どうやらこの在留届を提出している邦人の安否確認をしているとのこと。 そりゃそうなんでしょうけど、国内から住民票抜く時にセットで教えてくれても良いのでは?と感じました(笑)

こちらをベースに処理するそうなので、大使館に行く前に提出が必須!マジかよー!と思いましたが、ご安心ください。

オンライン処理できます。グッジョブ!

以下のサイトで情報を打ち込むだけで、簡単に提出完了です。いざという時のためにも、めんどくさがらずにやっておきましょう!

参考 外務省 オンライン在留届ORRネット

住民票

これは、「在留証明」という書類が該当します。海外のこの住所に住んでいるということを、現地の日本国大使館が証明してくれます。

 外国にお住まいの日本人がどこに住所(生活の本拠)を有しているか,あるいは,どこに住所を有していたかをその地を管轄する在外公館が証明するものです。

在留証明は,一般的には現在外国にお住まいの方(日本に住民登録のない方)が不動産登記,恩給や年金手続き,在外子女の本邦学校受験の手続き等で,日本の提出先機関から外国における住所証明の提出が求められている場合に発給される一種の行政証明です。

外務省HPより

必要なもの

  • パスポート

  • 住所を証明する書類

2つ目の住所を証明する書類なのですが、大使館のHPに飛ぶと、住居の契約書や公共料金の請求書などと書かれていますが、私の場合、全て妻名義の契約となっておりますので、自身で住居を証明できるものがありません!

これは事前に電話をして聞きましたが、やはり何かしらの書類(氏名と住所が両方記載されているもの)がないと手続きができないとのことでした。

結果として、筆者は「通販のInvoiceで代用しました。別に欲しいものはなかったのですが、紙のためだけに小物を買いました(笑)

在留証明は即日発行されます。

印鑑証明

印鑑証明も、こちらは自治体に登録して有効となる印ですので、住民票を抜いている場合は効力がありません。

参考 印鑑証明や印鑑登録が無効になるとき– Certificate & Society – 印鑑証明マニュアル

これは「サイン(署名)証明」で代用できます。こちらは大使館職員の前でサインをすると、それが印鑑証明の代替書類として使用できます。

なお、形式は2種類ありますので、事前にどちらが必要か確認をしておきましょう。

日本に住民登録をしていない海外に在留している方に対し,日本の印鑑証明に代わるものとして日本での手続きのために発給されるもので,申請者の署名(及び拇印)が確かに領事の面前でなされたことを証明するものです。

証明の方法は2種類です。形式1は在外公館が発行する証明書と申請者が領事の面前で署名した私文書を綴り合わせて割り印を行うもの,形式2は申請者の署名を単独で証明するものです。どちらの証明方法にするかは提出先の意向によりますので,あらかじめ提出先にご確認ください。

日本においては不動産登記,銀行ローン,自動車の名義変更等の諸手続き等,さまざまな理由で印鑑証明の提出が求められますが,日本での住民登録を抹消して外国にお住まいの方は,住民登録抹消と同時に印鑑登録も抹消されてしまいます。そのため法務局や銀行等では,海外に在留している日本人には印鑑証明に代わるものとして,署名証明の提出を求めています。

外務省HPより

サイン証明も即日発行です。

メモ
ちなみに手数料ですが、もれなく日本価格です。高い…。筆者は念の為、各2部ずつ発行しましたが、計220RM(約6,000円)…。今回の書類の場合は、以下の金額を現地通貨換算で現金での支払いです。

  • 在留証明→1,200円相当(1通)
  • サイン証明→1,700円相当(1通)

筆者は急な入り用で焦ってしまいましたが、事前に最低限の部数が確認できれば良いです。

実際の手続き

在マレーシア日本国大使館

筆者はマレーシアでの手続きでしたが、おそらく各国対応にそこまで違いはないので、ご参考にして頂ければと思います。

  • STEP.1
    書類準備
    事前に各在外公館のウェブサイトにアクセスし、必要書類を入手しましょう。
  • STEP.2
    在外公館へ赴く
    上記ドキュメントと必要書類(パスポート等)を持って、在外公館へ。領事館の対応時間は事前に確認しておきましょう。
  • STEP.3
    受付→セキュリティチェック
    受付で名前や住所などを記入し、セキュリティチェックへ。ここでPC、スマホ、タブレットは預ける必要があります。セキュリティチェック後、敷地内へ。
  • STEP.4
    領事館内部
    整理券を発行。内部にいた人は殆ど現地のVISA関係の方で、日本人は殆どいなかったため、すぐに順番が来ました。
  • STEP.5
    書類発行
    書類を提出→在留証明とサイン証明の場合は、即日受取り可能です。
注意
おそらく入口でパソコンやスマホを預けるよう言われます。私の場合本籍地を妻の実家の住所にしていたので、暗記できていませんでした。手続きの時に思い出せず、一度取りに戻りました(笑) 空で書けない方は、住所を紙で控えておくのを忘れないように。

日本での突然の事態にも、居住国でしっかりと手続きできますので、本稿が少しでもご参考になれば幸いです。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました!